Valmistelu, kokouskutsu, valtakirjat, sähköinen äänestys ja pöytäkirja – kaikki, mitä tarvitset asunto-osakeyhtiölain mukaisen yhtiökokouksen järjestämiseen.
Varsinainen yhtiökokous pidettävä 6 kk kuluessa tilikauden päättymisestä (AOYL 6:3)
Sama prosessi toimii niin varsinaisessa kuin ylimääräisessä yhtiökokouksessa – riippumatta siitä, pidetäänkö kokous paikan päällä, etänä vai hybridinä.
Päätä ajankohta, varaa tila tai sähköinen alusta ja kerää käsiteltävät asiat. Hallitus laatii esityslistan ja varmistaa, että tilinpäätös ja toimintakertomus ovat valmiit.
Lähetä kutsu vähintään 2 viikkoa ennen kokousta yhtiöjärjestyksen mukaisesti. Kutsuun tulee esityslista, päätösehdotukset ja ohjeet etäosallistumiseen sekä valtakirjoihin.
Ota vastaan ilmoittautumiset, kerää valtakirjat ja tarkista äänioikeudet osakeluettelosta. Hybridikokouksessa varmista, että etäosallistujat pääsevät mukaan.
Käy esityslistan kohdat läpi, käytä sähköistä äänestystä tarvittaessa ja kirjaa päätökset selkeästi. Erikoispäätöksissä (esim. yhtiöjärjestyksen muutos) tarvitaan määräenemmistö.
Sihteeri laatii pöytäkirjan, jonka puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat allekirjoittavat. Pöytäkirja jaetaan osakkaille ja päätökset toimeenpannaan.
Tarkemmat oppaat eri vaiheisiin. Jokaisessa konkreettiset mallit, määräajat ja esimerkit.
Etäkokouksen pelisäännöt, alustat ja äänestyskäytännöt.
Miten yhdistät paikan päällä ja etänä osallistuvat sujuvasti.
Malli, muotovaatimukset ja kuinka monta valtakirjaa yksi voi käyttää.
Mitä pöytäkirjaan kuuluu, kuka allekirjoittaa ja säilytysaika.
Ennakkoäänestys, kokouksen aikainen äänestys ja äänten laskenta.
Määräajat, sisältö ja kutsun toimitustavat osakkaille.
Varsinaisen yhtiökokouksen pakolliset kohdat ja järjestys.
Klusterisivut julkaistaan vaiheittain – tilaa viikkokooste, niin saat uudet oppaat sähköpostiisi.
AsuntoZeura tukee koko yhtiökokouksen elinkaarta: kutsut sähköpostitse, ilmoittautumiset, valtakirjojen hallinta, sähköinen äänestys ja AI-avusteinen pöytäkirjan luonti tallenteesta.
Valitse tarkastajat sekä hallituksesta että osakkaista – sähköinen allekirjoitus ja arkistointi automaattisesti.
Ennakkoäänestys, kokouksen aikainen äänestys ja anonyymi äänestys – äänioikeudet osakeluettelosta automaattisesti.
Vastaukset tärkeimpiin kysymyksiin AOYL:n mukaan.