Yhtiökokouksen pöytäkirja – mallirunko, sisältö ja allekirjoitukset

Tämä runko kattaa asunto-osakeyhtiölain (AOYL 6:23) vaatimat tiedot. Voit käyttää sitä sellaisenaan tai antaa AsuntoZeuran AI:n täyttää sen kokouksen kulun mukaan.

1. Otsikko: [Taloyhtiön nimi] – varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirja [päivämäärä]
2. Kokouksen tiedot: aika, paikka, osallistumistapa (paikan päällä / etäyhteys), kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
3. Läsnäolijat: osakkaat ja valtuutetut, edustettujen osakkeiden ja äänien määrä
4. Toimihenkilöiden valinta: puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja ääntenlaskijat
5. Todetaan laillisuus: kokouskutsu toimitettu yhtiöjärjestyksen mukaisesti, esityslista vahvistettu
6. Asiat 1–n: jokaisesta asiasta oma alakohta – tilinpäätöksen vahvistaminen, vastuuvapaus, palkkiot, hallituksen ja tilintarkastajan valinta, muut esityslistan asiat. Kirjaa jokaisen asian päätös sanasta sanaan ja mahdolliset äänestystulokset.
7. Kokouksen päättäminen: puheenjohtaja toteaa kokouksen päättyneeksi klo [aika]
8. Allekirjoitukset: puheenjohtaja sekä vähintään kaksi pöytäkirjantarkastajaa

Päätös kirjataan pöytäkirjaan aina sanasta sanaan. Esimerkki todellisesta kirjaustavasta:

“Kokous päätti, että vastike säilyy ennallaan 4,50 €/m²/kk tilikaudella 2027. Asia päätettiin yksimielisesti.”

Jos äänestetään, kirjataan lisäksi tulos: “Päätösehdotus hyväksyttiin äänin 312–187, tyhjiä ääniä 24.” Eriävä mielipide merkitään pöytäkirjaan aina, kun osakas sitä pyytää.

Sihteeri laatii pöytäkirjan kokouksen kulun mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittavat:

• Kokouksen puheenjohtaja
• Vähintään kaksi kokouksen valitsemaa pöytäkirjantarkastajaa

Pöytäkirjantarkastajat voivat olla hallituksen jäseniä tai osakkaita. AsuntoZeuran pöytäkirjantarkastajan valintaa tukeva combobox näyttää ensin hallituksen jäsenet ja sitten osakkaat aakkosjärjestyksessä.

Pöytäkirjan on oltava osakkaiden nähtävissä viimeistään 4 viikon kuluttua kokouksesta. Käytännössä se kannattaa kirjoittaa heti kokouksen jälkeen, kun muistikuva on tuore.

Tarkastajien allekirjoitukset kannattaa pyytää nopeasti – sähköinen allekirjoitus helpottaa prosessia merkittävästi.

Yhtiökokouksen pöytäkirja säilytetään pysyvästi taloyhtiön arkistossa. Tämä on yksi tärkeimmistä asiakirjoista – tulevaisuudessa isännöitsijä, kiinteistönvälittäjä tai uudet osakkaat voivat tarvita tietoja vuosikymmenten takaa.

Pöytäkirja jaetaan osakkaille kokouksen jälkeen sähköpostitse tai osakasportaalin kautta. Liitteet (esityslista, tilinpäätös, päätösehdotukset) kuuluvat pöytäkirjan oheen.

AsuntoZeurassa pöytäkirjaluonnos voidaan generoida kokouksen tallenteesta tai litteroinnista. AI poimii käsitellyt asiat, päätökset ja äänestystulokset, ja sihteeri tarkistaa sekä viimeistelee tekstin.

Vastuu on aina ihmisellä: AI luo luonnoksen, mutta lopullisesta sisällöstä vastaavat sihteeri ja puheenjohtaja.