Osakeluettelo on asunto-osakeyhtiön keskeisin rekisteri: se kertoo kuka omistaa mitkä osakkeet ja mihin huoneistoon ne oikeuttavat. Näin luettelo pidetään lain vaatimassa kunnossa – ja näin se siirtyy huoneistotietojärjestelmään.
Asunto-osakeyhtiölain 2 luvun 12 §:n mukaan osakeluetteloon merkitään osakeryhmät numerojärjestyksessä, kunkin osakeryhmän oikeuttama huoneisto, osakekirjan antamispäivä, osakkeenomistajan nimi ja osoite sekä saannon päivämäärä. Lisäksi merkitään mahdolliset lunastuslausekkeet ja osakkeisiin kohdistuvat rajoitukset.
Henkilötunnusta ei kirjata julkisesti nähtäville annettavaan versioon. Yhtiö voi käsitellä tunnistetietoja erikseen esimerkiksi HTJ-ilmoitusta varten, mutta tieto on pidettävä suojattuna ja käsittelyn on rajoituttava välttämättömään.
Vastuu on hallituksella. Jos yhtiöllä on isännöitsijä, hän hoitaa merkinnät käytännössä, mutta vastuu ei siirry pois hallitukselta. Pienessä itsehallinnoidussa yhtiössä puheenjohtaja tekee merkinnät itse – katso pienen taloyhtiön isännöinti ja hallituksen vastuu.
Kun osakeluettelon ylläpito on siirretty huoneistotietojärjestelmään, yhtiön oma luettelo ei enää ole virallinen lähde. Yhtiö ylläpitää tämän jälkeen operatiivista tietoa – yhteystietoja, vastikeperusteita ja huoneistokohtaisia lainaosuuksia – ja ilmoittaa muutokset rekisteriin. Ennen vuotta 2019 perustettujen yhtiöiden siirtomääräaika oli 31.12.2023; hoida puuttuva siirto ja katso siirto-ohje.
Aiemmin taloyhtiö ylläpiti luetteloa itse: hallitus rekisteröi omistajanvaihdokset osakekirjojen perusteella, tiedot näkyivät vain hallitukselle ja isännöitsijälle ja virheet saattoivat jäädä huomaamatta vuosikymmeniksi. Siirron jälkeen virallinen rekisteri on Maanmittauslaitoksella, merkinnät ovat julkisia ja pankit, viranomaiset sekä ostajat hakevat tiedot suoraan sieltä.
Hallituksen rooli muuttuu rekisterinpitäjästä tietojen toimittajaksi ja oikeellisuuden varmistajaksi. Käytännössä hallitus siirtää luettelon, tarkistaa tiedot, ilmoittaa HTJ2-tiedot soveltuvan velvoitteen mukaisesti, pitää lainat, vastikkeet ja kunnossapitohistorian ajan tasalla ja korjaa havaitut virheet viivytyksettä.
| Yhtiön oma osakeluettelo | HTJ:n osakeluettelo | |
|---|---|---|
| Ylläpitäjä | Hallitus tai isännöitsijä | Maanmittauslaitos |
| Oikeusvaikutus | Yhtiön sisäinen rekisteri | Virallinen, julkisesti luotettava rekisteri |
| Omistuksen osoitus | Paperinen osakekirja | Sähköinen omistuskirjaus |
| Yhtiön tehtävä | Merkintöjen tekeminen | Muutostietojen ilmoittaminen rekisteriin |
Osa kokonaisuutta:
← Huoneistotietojärjestelmä (HTJ) – täydellinen opasAsuntoZeura – sisältö on tarkistettu ajantasaisia viranomais- ja lainsäädäntölähteitä vasten. Tarkistettu viimeksi 17. lokakuuta 2026.
Sisältö perustuu ajantasaiseen lainsäädäntöön (Finlex), viranomaislähteisiin ja AsuntoZeuran taloyhtiöiden hallintoa varten kehittämään toimintamalliin. Emme julkaise arvioituja lukuja faktoina emmekä anna sitovaa oikeudellista neuvontaa – yksittäistapauksissa vastuu päätöksistä on aina taloyhtiöllä ja sen toimielimillä.
HTJ-pääopas: osakeluettelo, HTJ2 ja määräajat
Kuka antaa todistuksen, kun isännöitsijää ei ole
Siirto vaihe vaiheelta ja määräaika
Hallinnolliset tiedot rekisteriin
22 muutosta selitettynä ja hallituksen tarkistuslista
Mitä kirjanpitolaki edellyttää ohjelmalta