Isännöitsijäntodistus – mitä se sisältää ja kuka sen allekirjoittaa

Isännöitsijäntodistus on asunto-osakeyhtiön antama virallinen todistus, joka kertoo huoneiston ja yhtiön taloudellisesta tilanteesta. Se on pakollinen liite aina, kun asunto-osake myydään tai pantataan. Ostaja tarvitsee todistuksen saadakseen lainan, ja välittäjä vaatii sen osaksi kauppakirjaa.

Asunto-osakeyhtiölain 7. luvun 9 § velvoittaa yhtiön antamaan todistuksen osakkaan tai tämän edustajan pyynnöstä. Todistus on annettava kohtuullisessa ajassa – käytännössä viikon tai kahden kuluessa pyynnöstä.

Isännöitsijäntodistusta tarvitaan myös muissa tilanteissa, kuten perinnönjaossa, avioerossa tai kun osakas haluaa tarkistaa yhtiön taloudellisen tilanteen.

Laki määrittelee isännöitsijäntodistuksen sisällön melko tarkasti. Todistuksessa on oltava seuraavat tiedot:

• Vastikkeet ja maksut: Nykyinen vastike, mahdollinen pääomavastike ja muut maksut, joita osakas on velvollinen suorittamaan yhtiölle.
• Maksuvelka: Tiedot siitä, onko osakas laiminlyönyt vastikkeiden tai muiden yhtiölle suoritettavien maksujen suorittamisen.
• Yhtiön lainat: Tiedot yhtiön rakennus- tai perusparannuslainoista sekä osakkeen osuudesta niihin.
• Kunnossapito ja remontit: Tiedot suunnitelluista tai käynnissä olevista korjaushankkeista, joista osakkaalle aiheutuu kustannuksia.
• Kiinteistön kunto: Merkittävät tiedot kiinteistön kunnosta ja tiedossa olevista vioista.
• Kiistat: Tiedot yhtiön ja osakkaan välisistä oikeudellisista kiistoista tai hallintaoikeuteen liittyvistä rajoituksista.
• Yhtiöjärjestys: Tiedot yhtiöjärjestyksen muuttamista koskevista päätöksistä, jotka eivät ole vielä tulleet voimaan.

Lisäksi todistukseen merkitään yleensä yhtiön tilinpäätös- ja vastikerahoitustiedot, autopaikat, varastot ja muut osakkeeseen liittyvät oikeudet.

Isännöitsijäntodistuksen allekirjoittaa yleensä isännöitsijä. Jos taloyhtiöllä on ulkopuolinen isännöitsijätoimisto, sen vastuullinen isännöitsijä allekirjoittaa todistuksen ja vakuuttaa sen tiedot oikeiksi.

Itseisännöidyssä taloyhtiössä tilanne on yksinkertainen: hallituksen puheenjohtaja tai hallituksen nimeämä jäsen allekirjoittaa todistuksen hallituksen päätöksellä. Asunto-osakeyhtiölaki ei edellytä erillistä isännöitsijää allekirjoittajaksi – hallituksen jäsenen allekirjoitus on täysin pätevä.

Alle allekirjoituksen merkitään yleensä päivämäärä ja todistuksen antamispaikka. Käytännössä todistus laaditaan kahdenkappaleisesti: alkuperäinen luovutetaan ostajalle ja kopio jää yhtiön arkistoon.

Itseisännöidyssä taloyhtiössä isännöitsijäntodistuksen laatiminen voi tuntua haastavalta, koska hallituksella ei ole ammatti-isännöitsijän tukea. Käytännössä työ on kuitenkin hallittavissa, kun tiedot ovat kunnossa.

• Kokoa tiedot rekisteristä: Varmista, että vastikkeet, lainatiedot ja osakasrekisteri ovat ajan tasalla. AsuntoZeuran huoneistorekisteri pitää nämä tiedot automaattisesti järjestyksessä.
• Tarkista maksuhäiriöt: Selvitä, onko myyjällä avoimia vastike- tai rahoitusvastikevelkoja. Nämä on mainittava todistuksessa.
• Merkitse korjaushankkeet: Listaa käynnissä olevat ja suunnitellut korjaukset, joista osakkaalle tulee maksuosuus.
• Pyydä hallituksen päätös: Merkitse todistukseen, että se on laadittu hallituksen päätöksellä ja puheenjohtaja allekirjoittaa sen.

AsuntoZeura tuottaa isännöitsijäntodistuksen automaattisesti järjestelmän rekisteritiedoista. Hallituksen puheenjohtaja vain tarkistaa tiedot ja allekirjoittaa todistuksen – lue lisää itseisännöinnistä.

AsuntoZeura kokoaa isännöitsijäntodistuksen tarvitsemat tiedot automaattisesti järjestelmän eri osioista:

• Vastikkeet ja maksut: Järjestelmä näyttää automaattisesti nykyiset vastikkeet, pääomavastikkeet ja mahdolliset maksuhäiriöt.
• Lainatiedot: Yhtiön lainat ja osakkeen osuus niistä päivittyvät reaaliajassa kirjanpidosta.
• Huoneistotiedot: Autopaikat, varastot ja muut oikeudet haetaan suoraan huoneistorekisteristä.
• Korjaushankkeet: Käynnissä olevat ja suunnitellut hankkeet näkyvät ylläpidon listalla.

Hallituksen puheenjohtaja voi tarkistaa tiedot, tehdä tarvittavat täydennykset ja allekirjoittaa todistuksen sähköisesti. Lopputulos on ammattimainen, lakimääräinen isännöitsijäntodistus – ilman isännöitsijätoimiston laskua.