AI remonttikilpailutus – paremmat tarjoukset, vähemmän työtä

Kilpailutuksen tulos riippuu siitä, miten hyvin tarjouspyynnöt on muotoiltu. Kun jokainen tarjous vastaa samoihin kysymyksiin, vertailu on todellista. AI auttaa hallitusta tuottamaan tarjouspyynnöt selkeällä, ammattimaisella kielellä ilman konsulttipalkkioita.

• Kohteen perustiedot: rakennusvuosi, huoneistoluku, sijainti
• Työn laajuus ja aikataulu
• Materiaali- ja laatuvaatimukset
• Vastuut, takuu ja maksuehdot
• Liitteet: kunnossapitotarveselvitys, piirustukset, vanhat tositteet

Saapuneet tarjoukset eroavat usein rakenteeltaan. AI muotoilee ne yhdenmukaiseksi vertailutaulukoksi: kokonaishinta, työvaiheiden hinnat, aikataulu, takuuajat ja referenssit. Hallitus näkee yhdellä silmäyksellä, mitä eroja todella on – ja missä on ne "piilokustannukset".

AI tuottaa päätösyhteenvedon hallituksen kokoukseen: suositus perusteluineen ja riskinarvio. Hallitus tekee päätöksen ja kirjaa sen pöytäkirjaan. Toteutuksen jälkeen toimittaja-arvio tallennetaan – seuraava kilpailutus alkaa paremmasta tilanteesta.

1. Valitse hankkeen pohja (esim. putkiremontti tai julkisivu) ja täydennä kohteen tiedot
2. Tarjouspyyntö julkaistaan versioituna PDF:nä – sisältö lukitaan, jotta tarjoukset ovat vertailukelpoisia
3. Kutsu toimittajat sähköpostitse; he kirjautuvat tarjousportaaliin kertakoodilla
4. Toimittajien kysymykset ja hallituksen tarkennukset näkyvät kaikille samaan aikaan
5. Tarjoukset annetaan rakenteisina hintariveinä ja liitteinä; luonnoksen voi tallentaa ja päivittää määräaikaan asti
6. Määräajan jälkeen tarjoukset avataan, soveltuvuus tarkistetaan ja pisteytys tehdään ennalta sovituilla painoilla
7. Hallitus vertailee, päättää ja valitsee – päätös kirjautuu perusteluineen
8. Valinnasta syntyy sopimus versioineen, ja urakan laskut kohdistuvat sopimukseen

Sähköpostikilpailutuksessa tarjoukset ovat eri muodossa, tarkennukset menevät vain yhdelle tarjoajalle ja myöhässä tullut tarjous on helppo hyväksyä vahingossa. Tarjousportaali poistaa nämä riskit: sama tieto kaikille, määräaika valvotaan järjestelmässä ja jokainen vaihe jää lokiin.

Toimittaja ei tarvitse käyttäjätiliä. Kutsu tulee sähköpostiin, kirjautuminen tapahtuu kertakäyttöisellä koodilla, ja liitteet tarkistetaan haittaohjelmien varalta ennen kuin hallitus voi avata ne.

Valittu tarjous ja allekirjoitettu sopimus ovat eri asioita. AsuntoZeurassa valinta, päätös ja sopimuksen vahvistus ovat erillisiä vaiheita, ja sopimuksen voimassaolo määräytyy sen voimassaolopäivistä. Näin taloyhtiö tietää aina, mihin se on oikeasti sitoutunut – ja mitä on vasta päätetty.