Urakan kilpailutus taloyhtiössä
Kilpailutus onnistuu, kun kaikki tarjoavat samasta sisällöstä, samaan määräaikaan ja samassa muodossa. AsuntoZeuran tarjousportaali pitää huolen siitä, että näin myös tapahtuu.
Kilpailutuksen vaiheet
1. Kutsu urakoitsijat
Hallitus lähettää tarjouspyynnön valitsemilleen urakoitsijoille. Jokainen saa oman kutsulinkkinsä sähköpostiin.
2. Urakoitsija kirjautuu kertakoodilla
Tunnuksia ei tarvita. Urakoitsija vahvistaa sähköpostiinsa tulevan kertakoodin ja pääsee vain oman tarjouspyyntönsä äärelle.
3. Kysymykset ja tarkennukset
Urakoitsija voi kysyä tarkentavia kysymyksiä. Vastaus julkaistaan kaikille tarjoajille samanaikaisesti ja kiinnitetään oikeaan tarjouspyynnön versioon.
4. Tarjousten vertailu
Tarjoukset saapuvat samassa rakenteessa ja avautuvat hallitukselle vertailumatriisiin: hinta, sisältö, optiot, aikataulu ja liitteet rinnakkain.
5. Valinta ja päätös
Valinta perusteluineen kirjataan. Valittu tarjous muuttuu hankkeen budjetiksi vasta, kun päätös on tehty — valinta ja sitoutuminen pidetään erillään.
Usein kysytyt kysymykset
Miten urakka kilpailutetaan taloyhtiössä?
Laaditaan yksi tarjouspyyntö, lähetetään se useammalle urakoitsijalle samanaikaisesti, annetaan sama määräaika ja samat tarkennukset kaikille, vertaillaan tarjoukset samoilla kriteereillä ja perustellaan valinta kirjallisesti.
Näkevätkö urakoitsijat toistensa tarjoukset?
Eivät. Tarjousportaalissa jokainen tarjoaja näkee vain oman tarjouksensa ja tarjouspyynnön. Muiden tarjoukset, pisteytykset ja taloyhtiön sisäiset tiedot eivät ole heidän saatavillaan.
Mitä tapahtuu, jos tarjous myöhästyy?
Määräaika tarkistetaan lähetyshetkellä, joten myöhässä lähetetty tarjous ei mene automaattisesti läpi. Hallitus voi halutessaan myöntää erikseen perustellun luvan myöhäiselle tarjoukselle, ja lupa jää näkyviin.
Onko taloyhtiö velvollinen valitsemaan halvimman tarjouksen?
Ei. Yksityinen taloyhtiö ei ole hankintalain piirissä. Hallituksen on kuitenkin toimittava huolellisesti ja osakkaiden yhdenvertaisuutta kunnioittaen, joten valinnan perustelut kannattaa aina kirjata.
Lue myös
Taloyhtiön remontit
Pääopas: päätös, kilpailutus, toteutus, takuu ja historia
Tarjouspyyntö taloyhtiölle
Mitä pyynnössä pitää olla + valmiit pohjat
Pieni taloyhtiö
Pääopas: hallinto, talous ja vastuut 2–30 huoneiston yhtiössä
Kirjanpito-ohjelma taloyhtiölle
Mitä kirjanpitolaki edellyttää ohjelmalta
Tekoäly taloyhtiössä
AI-native isännöinti, kirjanpito ja pöytäkirjat