HTJ-tarkistuslista taloyhtiön hallitukselle

• Kerää voimassa oleva osakeluettelo ja yhtiöjärjestys
• Listaa kaikki yhtiölainat: pääoma, korko, laina-aika, kuolettamisaikataulu
• Kokoa vastikeperusteet ja vastikelajit yhtiöjärjestyksen mukaisesti
• Selvitä huoneistokohtaiset lainaosuudet ja niiden muutokset
• Dokumentoi tehdyt kunnossapito- ja muutostyöt viime vuosilta

• Tarkista ilmoitettavat tiedot ja tarvittava asiointivaltuus
• Nimeä vastuuhenkilö (puheenjohtaja tai isännöitsijä) ilmoittamaan tiedot
• Dokumentoi työnjako ja tarvittavat päätökset – jokainen tietopäivitys ei vaadi erillistä hallituksen päätöstä
• Sovi, milloin tiedot ilmoitetaan MML:lle

• Syötä tiedot MML:n HTJ-palveluun (manuaalisesti tai isännöintijärjestelmästä)
• Tarkista, että kaikki yhtiölainat ja vastikelajit on kirjattu
• Tallenna vahvistus arkistoon hallituksen aineiston yhteyteen
• Tiedota osakkaita ilmoituksen valmistumisesta

• Päivitä isännöintitiedot vuosittain kuukauden kuluessa varsinaisen yhtiökokouksen päättymisestä
• Tee oikeutetun tahon vaatima päivitys viivytyksettä
• Tarkista erilliset taloustietojen päivitystarpeet vastikemäärän, osakeryhmien tai poikkeavien lainaosuussuoritusten muuttuessa
• Käsittele HTJ-tilanne hallituksen vuosikertomuksessa

Ensimmäinen määräaika oli 30.6.2026. Jos yhtiö kuuluu velvoitteen piiriin ja ilmoitus puuttuu, hoida se nyt. Yhtiöissä, joissa on enintään viisi hallintakohdetta, ilmoitusvelvollisuus syntyy, jos yhtiöllä on lainaa, josta vastuu jakautuu osakeryhmille, tai isännöitsijäntodistuksen pyytämiseen oikeutettu taho vaatii päivitystä. Muissa tilanteissa tiedot voi ilmoittaa vapaaehtoisesti.

• Tarkista velvoite – huomioi huoneistomäärä, jaettu yhtiölaina ja päivityspyynnöt
• Kokoa aineisto – lainatiedot, vastikkeet ja kunnossapitotiedot
• Tarkista tiedot – dokumentoi työnjako ja käytetty aineisto
• Ilmoita – MML:n maksuttomassa verkkopalvelussa tai valtuutetun palveluntarjoajan kautta
• Sovi ylläpidosta – vuosittainen päivitys ja muut lakisääteiset päivitystilanteet

• Osakeluettelon osoitetiedot ovat vanhentuneita omistajanvaihdosten jäljiltä
• Huoneistokohtaiset lainaosuudet on laskettu vain kokonaistasolla
• Osakkaiden ilmoittamat muutostyöt puuttuvat kokonaan dokumentaatiosta
• Yhtiöjärjestyksen lunastuslauseke tai käyttötarkoitusmerkinnät eivät ole kirjattuina
• Vanhoja päätöksiä löytyy vain paperipöytäkirjoista, joita ei ole digitoitu

HTJ ei ole kertaprojekti. Kun osakeluettelo, yhtiölainat, vastikeperusteet ja kunnossapitohistoria pidetään ajan tasalla samassa järjestelmässä, ilmoitettavat muutokset on helpompi koota tarkistettavaksi. Sovi hallituksen vuosikellossa, kuka tarkistaa HTJ-tiedot ja milloin – luonteva ajankohta on varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen, jotta kuukauden päivitysaika toteutuu.