Taloyhtiön automaatio – mistä kannattaa aloittaa

Talousagentti tukee laskutusta, maksujen kohdistusta ja kirjanpitoa. Isännöitsijäagentti auttaa ilmoitusten käsittelyssä, toimivallan selvittämisessä ja hankkeiden valmistelussa. Tutustu molempiin kokonaisuuksiin ja esimerkkipolkuihin. Ihminen päättää, automaatio valmistelee ja tukee toimeenpanoa.

Automaation hyöty syntyy toistosta. Mitä useammin sama työvaihe toistuu ja mitä selkeämmät säännöt sillä on, sitä turvallisempaa se on automatisoida. Vastikelaskutus täyttää molemmat ehdot: se tehdään joka kuukausi ja perusteet tulevat suoraan yhtiöjärjestyksestä.

Vastaavasti harvoin toistuvat ja tulkintaa vaativat asiat – urakkasopimus, poikkeuksellinen kulujen jako, riitatilanne – hyötyvät tietojen kokoamisesta ja valmistelusta. Niiden ratkaiseminen edellyttää silti toimivaltaisen ihmisen harkintaa.

Ensin automatisoidaan se, mikä tuo rahaa sisään ja pitää saatavat järjestyksessä: vastikelaskutus ja maksujen kohdistus. Näiden jälkeen hallitus näkee jatkuvasti, kuka on maksanut ja kuka ei, kun tiliote on tuotu tiedostona, maksut kohdistettu ja poikkeamat tarkistettu.

Kun suoritukset kohdistuvat, kirjanpidon vienti voi syntyä samassa yhteydessä. Lue tarkemmin automaattisesta kirjanpidosta. Ostolaskuissa automaatio lukee laskun sisällön ja ehdottaa kirjanpidon tiliä, mutta tiedot ja kirjaustili tarkistetaan ennen laskun hyväksyntää. Tilinpäätös valmistellaan erikseen tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi.

• Hallituksen ja yhtiökokouksen päätökset
• Tilinpäätöksen ja budjetin hyväksyminen
• Sopimusten solmiminen ja irtisanominen
• Osakkaan kanssa käytävä riitatilanne tai poikkeusjärjestely
• Poikkeamat, joissa järjestelmä ei ole varma – ne nostetaan ihmiselle